شرح وظایف

دریافت نامه ها، اوراق، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آن ها در دفاتر اندیکاتور و اندیکس.

تفکیک و توزیع نامه ها و گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری آن ها.

انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص.

تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوطه و تعیین ساعات ملاقات برای آن ها.

تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارائه به سرپرست مربوط.

ماشین کردن نامه های دفتر از روی پیش نویس.

ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آن ها.

آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها و جلسات و سمینار ها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست.

تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه.

پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آن ها و در صورت لزوم فراهم نمودن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقات با مقام ذیربط مکان پذیر است.

تهیه پیش نویس برخی از نامه ها و گزارشات و جدول های مختلف به زبان فارسی و حتمالا خارجی.

استفاده ازنرم افزارهی پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی و دورنگار.

انجام سایر امور ارجاعی مربوط به شغل.